Theodore Roosevelt Schellenberg nascido em 24 de fevereiro de 1903 em Garden Township, Kansas, EUA, foi um arquivista estadunidense, criador dos conceitos de valor primário e secundário dos documentos, doutorou-se em história em 1934, pela Universidade da Pensilvânia, atuou em instituições nas funções de secretário executivo, historiador-assistente e subdiretor do Arquivo Nacional dos Estados Unidos entre 1957 e 1963, ficou conhecido como o Pai da Arquivologia Americana. Quatro de suas obras foram traduzidas para o português, são elas: Arquivos Modernos; Documentos Públicos e Privados; Manual de Arquivos e; A avaliação dos documentos públicos modernos. Schellenberg faleceu dia 14 de janeiro de 1970 em Condado de Arlington, Virgínia, EUA.
Nesta obra “Arquivos Modernos: princípios e técnicas” com dezenove capítulos, o capítulo doze, “Avaliação dos documentos públicos modernos”, Schellenberg trata dos valores dos documentos, bem como, definição, pontos de vista e testes relacionados a valores primários e secundários, probatórios e informativos e documentos sobre as origens e programas substantivos.
Na primeira parte do capítulo o autor comenta sobre os documentos oficiais, nos quais são muito volumosos e seu crescimento corresponde ao aumento da população a partir de meados do século XVIII, e aumenta cada vez mais. Por tanto, uma redução na quantidade de produção de papéis torna-se essencial, tanto para o próprio governo quanto para o pesquisador, tanto pela falta de espaço e pessoal, quanto pelo custo alto e guarda de documentos sem valor. Esta redução de documentos pode ser possível com o cuidadoso trabalho de análise.
Schellenberg define duas categorias inerentes aos documentos públicos modernos, são eles: valores primário, para a própria entidade onde se originam os documentos (valores administrativos, fiscais, legais e executivos) e; valores secundários (probatório e informativos), para outras entidades e utilizadores privados (de interesse de outros que não são os utilizadores iniciais).
Para efeito de estudo, Schellenberg faz a distinção entre documento probatório e informativo, porém deve-se levar em consideração que um documento pode ser útil aos dois. Documentos probatórios ou demonstrativos são aqueles que contêm testemunho da existência e das atividades do órgão.
O autor descreve sobre as razões para o teste prático dos valores probatórios, no qual feito por um arquivista moderno, especialmente treinado e com formação metodológica histórica, poderá julgar o valor dos documentos e preservará documentos que são de utilidade não apenas para o administrador e estudiosos desta área, como também para o economista, o sociólogo, o historiador e os eruditos em geral.
Logo, a aplicação do teste dos valores probatórios nos padrões de avaliação relativos a documentos federais dos Estados Unidos, é feito após a analise de toda a documentação do órgão, e a decisão do arquivista quanto aos documentos que devam ser preservados, dependem de diversos fatores, alguns questionamentos: Que unidades de determinado órgão têm responsabilidade primordial pela formulação de decisões concernentes à sua organização, programas e normas? A que funções do órgão os documentos se relacionam? Que atividades de supervisão e chefia estão envolvidas nas administração de cada função? e como testemunho da organização e função, as espécies de documentos que devem ser conservadas são: a) todos os documentos sobre a origem de qualquer empreendimento governamental, (leis, decretos, projetos e material subsidiário relativos a ação legislativa e executiva...), e b) documentos sobre programas substantivos ou fim (testemunhos que se possam basear interpretações, regulamentos, manuais, guias, documentos de pesquisa, investigação, jurídicos e matéria orçamentária).
Schellenberg, distingue documentos informativos aqueles que contêm informação essencial sobre matérias com que o órgão lida, em contraposição a documentos sobre os seus próprios atos, pode relacionar-se também a pessoas (físicas ou jurídicas), coisas (edifícios, objetos, bens materiais…) ou fenômenos (condições, problemas, atividades, programas, acontecimentos, episódios…). Tratara sobre estes nos parágrafos seguintes.
Logo, na aplicação dos valores informativos, os arquivistas não levam em grande consideração a origem dos documentos, que órgão os produziu, ou de que atividade resultaram e sim na informação que contêm. Unicidade, forma e importância são testes pelos quais se pode julgar os valores informativos dos documentos oficiais. A unicidade significa que a informação do documento não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. A forma refere-se principalmente ao grau de concentração da informação, o arquivista deve levar em conta a forma da informação (sobre a matéria provada) e forma dos documentos. Ao contrario da unicidade e forma, a importância relaciona-se a fatores imponderáveis, pois há matérias que não podem ser avaliadas com real certeza.
Os valores dos documentos relativos a pessoas, nos quais serão tratadas apenas informações que contêm sobre as próprias pessoas. Porém é difícil decidir quais documentos guardar, pois, são muitos em quantidade, duplicados em conteúdo e em grande parte impessoais. Além da guarda de documentos que contêm atos vitais sobre pessoas (os que firmam fatos de sua existência, identidade e estado civil), direitos de propriedade e de serviços prestados ao governo, entre inúmeros outros, seria importante a guarda de documentos de pessoas notáveis que hajam vivido no passado (para significado histórico ou biográfico) e documentos que atendem as necessidade de pesquisadores, e dois critérios são possíveis para esta guarda: 1. selecionar os que representam concentrações de informações; 2. selecionar um número de documentos ou pastas que sejam representativos ou suficientes para esclarecer fenômenos investigativos, com seleção especial ou amostra estatística.
Os documentos relativos a coisas, nos quais são considerados os valores das informações que o documento contêm sobre as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. Exemplo de documentos guardados são sobre recursos minerais, classificação dos solos, propriedade de terras, construção (apenas sobre edificações de personagens importantes, acontecimentos históricos ou de determinado período), navios antigos e concessão de patentes.
Os documentos relativos a fenômenos que ocorre com pessoas ou coisas registrados em documentos oficiais são de interesse principalmente dos cientistas sociais, naturalistas, se antigos, aos historiadores, se novos, aos sociólogos, economistas ou estudiosos de administração. Nesta avaliação também é difícil decidir quais documentos guardar, necessitando de um grau maior de conhecimentos das áreas do respectivo documento avaliado. Documentos importantes a serem guardados são os dados sociais, econômicos, históricos, de valor à classe de pessoas (requerimentos de propriedade, passaportes, pensões, listas de passageiros, entre outros), entre inúmeros outros.
Schellenberg conclui o capítulo com algumas observações gerais quanto a avaliação dos documentos oficiais modernos, dos quais, geralmente não se pode reduzir a padrões exatos as considerações a serem observadas na determinação dos valores dos documentos, pois uma consistência absoluta no julgamento dos valores informativos é tão indesejável quanto impossível. Além disso, pode-se fazer uso de diferentes critérios na avaliação de diferentes períodos, considerar materiais com aparente falta de importância para alguns, porém importante para outros, objetivando sempre a moderação e bom-senso, baseado na análise total de toda documentação e também referências relacionada a estes documentos em questão, para então aplicar a avaliação e se isso não for suficiente o arquivista deve procurar auxílio de especialistas da área para finalização da análise.
Em Arquivos modernos, avaliação dos documentos públicos, Schellenberg expõe suas ideias originais e concisas, juntamente com exemplos práticos para um melhor entendimento. Esta obra contribui com definição, pontos de vista e testes relacionados aos valores dos documentos, como um guia para a avaliação de documentos.
Este capítulo é dirigido a arquivistas e qualquer interessado ao assunto, endereçada a disciplina relacionada a avaliação/análise de documentos e pode ser adotadas em cursos relacionados a ciência da informação.
Muito obrigada pela resenha!
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