Arquivos Intermediários - Atividade extraclasse - Gestão de documentos, contribuição da administração científica, as três correntes de pensamento arquivístico e avaliação de documentos.

1) De acordo com Jardim (1997), as etapas da gestão de documentos para alcançar economia e eficácia são:

• produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;

• utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos e;
• destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

2) As contribuições da administração científica para a área de Arquivologia, indicadas no texto de Jardim (1997), foram gerar os princípios da gestão de documentos, pois a ciência é algo totalmente metódico (planeja e executa) e os processos administrativos de forma sistematizados (metodicamente), de forma pensada foram inseridas nas atividades administrativas, isso contribuiu para traçar as necessidades para que elas sejam feitas, na qual faz uma gestão mais adequada, racionaliza o ciclo, otimiza os processos, ganha tempo, vantagem competitiva e:

• que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente;
• que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente;
• uma melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente; inibição da eliminação de documentos de valor permanente;
• uma definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida, segundo a UNESCO.

3) As três correntes de pensamento arquivístico indicadas por Lopes (2009), suas características e como as correntes entendem as idades do ciclo de vida documental são:

• Arquivística tradicional de geografia europeia (francesa, italiana e espanhola), inaugurada pelo manual dos arquivistas holandeses (1898) por MULLER, FEITH e FRUIN, tomando por base os postulados do positivismo clássico, foi o primeiro livro a sistematizar a disciplina e a ser difundido em vários países e línguas durante o século XX, nascida e desenvolvida em Montreal, cidade cosmopolita, traz uma visão arquivista com regras e métodos de tratamento dos arquivos definitivos, ligada ao valor secundário (tratamento dos arquivos históricos), a qual, exerce uma hegemonia internacional (Global) no plano teórico e prático, presente aqui o senso comum e uma construção contraditória, mantendo os princípios e teorias fundamentais da arquivísticas como um conjunto e recusando, sistematicamente, o papel de uma disciplina independente.
• Records management de geografia Norte-americana, inaugurada em 1969 por BENEDON com The management of archives, foi identificada pela preocupação centrada nos arquivos ativos e semiativos, ligada ao valor primário (tratamentos dos arquivos administrativos), especialmente empresariais, a qual exerce uma hegemonia local, presente aqui o senso comum e um conjunto de regras práticas, por vezes muito eficazes, mas que não possuem fundamentos científicos rigorosos, abrindo a porta à improvisação;
• Arquivística integrada de geografia quebequense (Canadense), mencionada pela primeira vez em textos de 1970, na qual mostrou preocupação com o tratamento do conjunto do ciclo de vida dos documentos e logo mencionada nos livros de Jean-Yves Rosseau e Carol Couture (1982) o primeiro manual de arquivística de Quebec, depois em livros de 1994; 1998 e 1999, e apareceu com toda sua força em 1988 no artigo intitulado L’archivisti a-t-elle trouvé son identite, assinado por couture, Decharme e Rousseau. Preocupa-se com o ciclo completo de vida dos documentos, na qual consiste em um fenômeno especial e particular, presente aqui o senso mais fragmentário, é a única a propor a transformação da arquivística em uma disciplina científica, está aberta à pesquisa, à redefinição de conceitos e de metodologias, na qual é a única capaz de se auto questionar se auto rever e possibilitar um completa politica de organização dos arquivos, utilizando a expressão de “arquivística global” como sinônimo de arquivística integrada.

4) As recomendações e pressupostos estabelecidos por Shellenberg no que tange à avaliação de documentos, baseando-se em Indolfo (2012), é considerar todo o conjunto documental e que:

• A análise é a essência da avaliação arquivística.
• O processo de avaliação deve considerar a função para a qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos, segundo o seu potencial de uso.
• O arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que o produziu.
• A avaliação de documentos depende da profundidade da análise das outras fontes documentárias com que se relacionam os documentos.
• A avaliação não se reduz a um processo mecânico e nem deve ser aceita pela impossibilidade real de se conservar tudo.
• A avaliação não é um processo subjetivo, baseado em intuição ou em suposições arbitrárias de valor.
• Os critérios de valor devem ser consistentes, não podem ser exatos ou precisos e, nem os padrões podem ser absolutos ou finais. Na melhor das hipóteses servirão tão-somente como guias para orientar o arquivista através dos traiçoeiros caminhos da avaliação.