1. Qual a diferença entre formato e suporte? Formato é a configuração física de um suporte , de acordo com a natureza e modo como foi confeccionado, ex.: caderno, cartaz, livro, mapa, planta, rolo de filme, etc. Suporte é o material sobre o qual as informações são registradas, ex.: fita magnética, argila, papel, pergaminho, “bites”, madeira, tela, etc.
2. Qual a diferença entre espécie e tipo documental? Espécie é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das. Ex.: Boletim, certidão, declaração, relatório, etc. Tipo é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Boletim (frequência), Certidão (óbito ou nascimento), Declaração (de bens;; imposto de renda)
3. O que pode ser considerado documento? É um objeto que fornece um dado ou uma informação.
4. O que caracteriza um documento como documento arquivístico? Aquele que é produzido e/ou recebido por pessoa física no decorrer de sua existência.
5. O que é tipologia documental? É o estudo da gênese do documento de arquivo (desenvolvido nos parâmetros da diplomática).
6. Qual a relação da tipologia documental com a diplomática? Ambos verificam autenticidade e valor histórico do documento.
7. O que são considerados elementos externos e internos na identificação do tipo documental? Elemento externos (extrínsecos, físicos, de estrutura ou formais), estrutura física e com a forma de apresentação do documento. Elementos internos (intrínsecos, substantivos ou de substância) conteúdo substantivo do documento (atividade) e natureza de sua proveniência e função
8. O que é uma serie documental? Sequencia de unidade de um mesmo tipo documental.
9. Quais são as categorias documentais? Explique cada uma delas.
* Dispositivos enquadra-se os documentos normativos, de ajuste e de correspondência;
* TESTEMUNHAIS: São os que acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ou derivam de sua não-observância, ou são relativos a observações.
* Assentamento: registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrências, tais como: ata, termo, apostila, auto de infração, etc.
* Comprobatórios: são os que derivam dos de assentamento, comprovando-os tais como: atestados, certidões, cópias certificadas, etc;
* Informativos: São opinativos/enunciativos e esclarecem questões contidas em outros documentos, cujo conteúdo vai fundamentar uma resolução. Exemplos: Pareceres, informações, relatórios, votos e despachos.
10. Explique sobre os elementos de utilização dos documentos.
* USO PRIMÁRIO: “qualidade inerente às razões de criação de todo documento, típica das fases iniciais de seu ciclo vital” (CAMARGO;BELLOTTO, 1996 apud BELLOTTO, 2002). Seu sentido será dispositivo, probatório, testemunhal ou informativo, segundo sua categoria.
* USO SEGUNDÁRIO: “qualidade informativa que um documento pode possuir para além de seu valor primário” (CAMARGO & BELLOTTO, 1996 apud BELLOTTO, 2002) por vezes Bastante diverso deste.
11. No que consiste o armazenamento de documentos? Porque é importante? “Operação que consiste em guardar os documentos nas melhores condições de conservação e de utilização possíveis. É importante porque é um fundo documental, é um capital FINANCEIRO e INTELECTUAL
(informar, instruir, estudar e produzir) - Agente indispensável ao desenvolvimento e a difusão de conhecimentos.
12. Quais as três formas de armazenamento de documentos?
* Horizontal (dossiês e documentos em grandes formatos, fitas magnéticas);
* vertical (livros, caixas de arquivo, discos, fitas magnéticas) e;
* arquivos suspensos (documentos com poucas páginas).
13. Qual instituição no âmbito da arquivística publicou recomendações para a produção e armazenamento de documentos de arquivo? Qual o objetivo deste documento? CONARQ, As recomendações tem como objetivo possibilitar o planejamento de estratégias de guarda e de preservação de documentos de arquivo, de acordo com sua temporalidade e destinação.
14. Qual a estrutura deste documento, ou seja, quais temas são abordados? Comente sobre cada um deles.
* Produção e acesso: Observação de procedimentos específicos conforme os gêneros documentais – preservação durante o prazo de guarda e destinação;
* áreas de armazenamento: Documentos dever ser armazenados em locais com condições ambientais apropriadas para sua preservação – pelo prazo de guarda estabelecido pela tabela de temporalidade e destinação;
* condições ambientais: Recomenda-se estudo prévio das condições climáticas da região;
* acondicionamento: Documentos devem ser acondicionados em imobiliários e invólucros apropriados;
* manuseio e transporte;
* segurança e;
* toda instituição arquivistica deve ter um plano de emergência por escrito;
15. Quais os agentes de deterioração dos documentos?
* Tempo: Evitar manipulações;
* variações climáticas;
* umidade;
* luminosidade excessiva;
* Agentes químicos;
* parasitas e roedores e;
* o homem;
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